Logistiek voor kleine webshops: een gids

De wereldwijde e-commercemarkt groeit elk jaar explosief en zal naar verwachting eind 2022 een totale waarde van 5,55 biljoen dollar bereiken.

De coronapandemie gaf die groei natuurlijk een extra zet. Veel e-commercebedrijven zijn daardoor razendsnel gegroeid, zonder de infrastructuur die nodig is om de stijgende vraag goed op te vangen.

Vaak draait je orderfulfilment daarvoor op. Daarom is een heldere logistieke strategie die bij je kleine webshop past zo belangrijk. Met deze beknopte gids over logistiek voor kleine webshops ben je goed op weg!

Fulfilment en je opties als ondernemer

Voordat we ingaan op de belangrijkste onderdelen van fulfilment en wat uitbesteden je als klein bedrijf kan opleveren, zetten we eerst je belangrijkste opties op een rij.

Voor het mkb zijn er eigenlijk verschillende vormen van e-commerce fulfilment, afhankelijk van de omvang en schaal van je bedrijf en het soort producten dat je verkoopt. Een kort overzicht:

• Fulfilment in eigen beheer: we beginnen met een optie die veel mkb’ers kiezen. Je slaat je voorraad zelf op, verzendt zelf en beheert alles zelfstandig. Dat vraagt expertise en kost flink wat tijd, maar het kan ook kosten drukken en kleinere bedrijven in theorie geld besparen.
• Dropshipping: hier koop en verkoop je producten op aanvraag. Je koopt ze rechtstreeks in bij een fabrikant of leverancier tegen de inkoopprijs en verkoopt ze direct aan je klanten tegen de adviesprijs. Het verschil is je winst. Je hoeft zelf geen voorraad aan te houden en besteedt je logistiek in feite uit.
• Uitbesteden aan een externe fulfilmentpartner: hierbij leg je de volledige verantwoordelijkheid voor je e-commerce fulfilment bij een externe partij, van het ontvangen en verwerken van orders tot het verpakken en verzenden. Daarvoor ga je een strategisch partnerschap aan met een dienstverlener als Salesupply. Dat vraagt een financiële investering, maar levert je kleine bedrijf vaak flink wat tijd en kosten op, terwijl je klanten op termijn tevredener worden.

De belangrijkste onderdelen van fulfilment: zo maak je een weloverwogen keuze

Elke optie heeft zijn eigen voor- en nadelen, en bij elke optie ben je voor andere onderdelen van fulfilment zelf verantwoordelijk.

Maar wat zijn de belangrijkste onderdelen van je e-commerce fulfilment? Houd deze in je achterhoofd:

#1. Verpakking

Verpakking speelt een sleutelrol in e-commercelogistiek en fulfilment, of je nu je merk wilt uitstralen, je CO2-voetafdruk wilt verkleinen of gewoon wilt dat je producten veilig en onbeschadigd aankomen.

Natuurlijk wil je met je verpakking het liefst aan al die eisen voldoen. Vooral dat laatste punt is belangrijk: schade tijdens transport is nog altijd de belangrijkste aanleiding voor klachten en retouren.

Kies je voor fulfilment in eigen beheer, investeer dan in betaalbare, recyclebare materialen zoals karton. Dubbelwandige dozen zijn bij grote afname bijzonder goedkoop en vormen, samen met noppenfolie, een veilige verpakking voor zelfs breekbare producten.

Wat de prijs betreft: verzendkosten worden meestal bepaald door het totale gewicht en de afmetingen van een pakket. Bereken je verzendkosten daarom precies voordat je definitieve keuzes maakt. Tussen fulfilment in eigen beheer en uitbesteden kunnen namelijk flinke kostenverschillen zitten, zeker omdat externe partijen meestal in grote volumes verzenden en makkelijker meer bestemmingen bedienen.

#2. Verzekering

Verzekering is een ander belangrijk aspect van e-commerce fulfilment, zeker als je je wilt indekken tegen schade tijdens transport.

Een koeriersverzekering dekt bijvoorbeeld een breed scala aan risico’s terwijl goederen onderweg zijn van de ene naar de andere locatie. Doe je de fulfilment zelf, dan is dat een noodzakelijke kostenpost die je zelf moet regelen.

De meeste externe fulfilmentpartijen nemen daarentegen een uitgebreide verzekeringsdekking op in hun planning en in de prijzen die ze klanten rekenen.

Vaak hebben ze zelfs verschillende polissen en producten voor verschillende behoeften. Die verschillen vooral in prijs en in het maximale bedrag dat wordt vergoed.

#3. Opslag en retouren

Een van de grootste uitdagingen in fulfilment is het inkopen en opslaan van voorraad. Dat vraagt vaak een flinke kapitaalinvestering en zorgvuldig beheer.

Je moet bijvoorbeeld altijd voldoende magazijnruimte hebben en bekostigen, terwijl je je voorraad opschaalt en beheert in lijn met de actuele vraag (en daarbij de kosten zo laag mogelijk probeert te houden).

Heb je geen ervaring met opslag, of is het niet je kerncompetentie, dan is dat een flinke uitdaging. Uitbesteden aan een externe fulfilmentpartner is op dit vlak dan misschien een betere optie.

Bij Salesupply.com hebben we bijvoorbeeld meerdere fulfilment centers op drie continenten. Daar houden we voorraad aan namens klanten en versnellen we leveringen naar internationale markten (vooral in de VS en Europa).

Zo vergroot je de schaal van je operatie en verbeter je de service aan je klanten. Bovendien worden je kosten overzichtelijker en haal je er waarschijnlijk meer rendement uit.

Besteed je het beheer en de opslag van je voorraad uit, dan kun je daarmee ook je retouren beheren. Retouren zijn een groot punt van zorg voor elke webshop, en zeker voor kleinere webshops die snel willen opschalen naarmate de vraag groeit.

Alleen al in de VS bereikten de kosten van retouren voor alle retailers samen in 2020 een piek van 550 miljard dollar, maar liefst 75,2% meer dan vier jaar eerder.

Ongelooflijk maar waar: dat bedrag is nog exclusief de kosten voor het opslaan van geretourneerde artikelen en het opnieuw te koop aanbieden ervan (waar dat kan). Naar schatting 20% van de bedrijven verhoogt zelfs zijn verkoopprijzen om die extra kosten te dekken.

Maar hoe helpt uitbesteden je hier precies bij? Bij Salesupply streven we ernaar de klanten van onze klanten een lokaal retouradres te bieden in 17 verschillende landen. Dat maakt retourneren een stuk eenvoudiger en veel goedkoper.

Naast regionale retourverwerking en opslag kunnen onze retourhubs ook defecte producten testen, opknappen en zo nodig zelfs vernietigen.

Bovenal kan onze fulfilmentdienst een werkbaar retourbeleid vanaf nul opzetten of aansluiten op een bestaand model.

Zo houd je grip op je retourbeleid en op hoe de dienstverlener het uitvoert, terwijl je de kosten verlaagt en de ervaring voor je klanten verbetert.

#4. En tracking dan?

Zijn producten en leveringen onderweg, dan is het vaak handig om je klanten tracking te bieden. Zo zien ze in realtime precies waar hun bestelling is en weten ze nauwkeurig wanneer die wordt verzonden en bezorgd.

Software die dit soort inzicht geeft, kan voor het mkb wel extreem duur en lastig te integreren zijn. Software op maat kan op termijn besparen, maar vraagt ook een flinke investering vooraf.

Tel daar de kosten van andere noodzakelijke software bij op, zoals ERP-systemen (Enterprise Resource Planning), en de investering kan voor kleine bedrijven onbetaalbaar worden. Dan wordt het lastig om zendingen goed te volgen en je wagenpark efficiënt te beheren.

Ook hier geldt: met een externe fulfilmentpartner heb je direct toegang tot bestaande, ingebouwde softwaresystemen die realtime tracking bieden en die informatie helder aan je klanten doorgeven.

Kortom: waarom een fulfilmentpartner iets voor jou kan zijn

Zoals je ziet, bestaat e-commerce fulfilment uit veel verschillende onderdelen. Veel daarvan vragen om doordacht beheer en flinke investeringen in infrastructuur binnen je bedrijf.

Tegelijk is duidelijk dat externe fulfilment centers (zoals die van Salesupply) een bijzonder goede optie zijn voor kleine bedrijven. Die missen vaak de expertise en middelen om fulfilment goed te beheren en goederen op tijd bij klanten te bezorgen.

Uitbesteden kan ook je verzendkosten per order verlagen. Externe partijen verzenden namelijk in grote volumes en tegen flink lagere kosten, en dankzij hun meerdere distributiecentra worden levertijden korter en kun je sneller bezorgen.

Bij Salesupply hebben we jarenlange ervaring met e-commerce fulfilment, met ondersteuning in binnen- en buitenland op drie continenten.

Neem dus vandaag nog contact op met ons team en bespreek wat je nodig hebt voor je e-commerce klantervaring. Zo haal je meer uit je webshop en je fulfilment, terwijl jij je richt op andere strategische onderdelen van je bedrijf.