Fulfilment in de peak season: 10 last-minute tips

Vanaf Black Friday is de peak season rond de feestdagen voor webshops de lucratiefste, maar ook de zwaarste tijd van het jaar. In het seizoen 2025 gaven Amerikaanse shoppers alleen al in Cyber Week $44,2 miljard online uit, 7,7% meer dan een jaar eerder. Fulfilment in de peak season staat dan flink onder druk: ShipMatrix schatte 2,3 miljard pakketten in de VS tijdens de peak van 2025, en klanten blijven ondanks dat volume snelle en foutloze leveringen verwachten. Elke vertraging kan je imago schaden. We zetten tien tips op een rij waarmee je je als webshop voorbereidt op wat er komt.

1. Maak nauwkeurige prognoses
Met nauwkeurige prognoses vang je de pieken in de vraag tijdens de peak season goed op. Plan al je marketing- en salescampagnes en de verwachte verkoopvolumes tot in detail, en neem ook de impact van nieuwe producten mee. Historische data in combinatie met AI-algoritmes helpen je om de verkoop te voorspellen en je fulfilmentprognose te optimaliseren.

2. Schaal strategisch op
Zorg dat je op tijd extra opslagruimte hebt, zodat je geen knelpunten krijgt. Flexibele oplossingen, zoals tijdelijke extra magazijnruimte of een samenwerking met een e-commerce fulfilmentpartner, kunnen in piekperiodes het verschil maken.

3. Werf en train personeel op tijd
Seizoenskrachten op tijd werven en inwerken kan het verschil maken tussen succes en mislukking. Met een mentorprogramma, waarin ervaren medewerkers nieuwe collega’s opleiden, verloopt de onboarding sneller en versterk je het teamwerk.

4. Versterk de band met je leveranciers
Houd nauw contact met je leveranciers, zodat je zeker weet dat ze de verwachte vraag echt aankunnen. Cross-docking, waarbij producten zonder opslag direct van leverancier of fabrikant naar de klant gaan, is een manier om de levertijd van populaire artikelen te verkorten.

5. Bied meerdere verzendopties
Met flexibele verzendopties speel je in op wat klanten willen. Vooral laatkomers kiezen voor afhalen: in zijn feestdagenprognose voor 2026 verwacht Adobe dat afhalen bij de winkel (curbside pickup) goed is voor 35% van de online bestellingen op 23 december. In de peak season is het nog belangrijker dat je (externe) fulfilment contracten heeft met meerdere last-mile vervoerders. Kan één vervoerder de drukte niet bijbenen, dan heb je een plan B.

6. Beheer verwachtingen met transparantie
Transparante communicatie is essentieel om klanten in de peak season tevreden te houden. Vooral in de aanloop naar kerst moet de verwachte levertijd in de checkout zo nauwkeurig mogelijk zijn. Met een proactieve aanpak schep je realistische verwachtingen en krijgt je klantenservice bovendien minder vragen over de orderstatus.

7. Meld mogelijke vertragingen proactief
Met shipping intelligence-software volg en stuur je individuele zendingen. Zo laat je klanten vooraf weten dat er vertraging is, en dat is precies wat shoppers willen: meer dan 80% van de Europese online shoppers verwacht direct bericht bij een vertraagde levering. Dat scheelt flink wat frustratie en verbetert de totale klantervaring.

8. Maak noodplannen
Werk gedetailleerde noodplannen uit voor onvoorziene situaties, zoals systeemstoringen, vertraagde zendingen of personeelstekort. Een speciaal samengesteld noodteam kan dan snel reageren op onverwachte problemen.

9. Verhoog motivatie en nauwkeurigheid in het magazijn
Met de juiste prikkels houd je je medewerkers in stressvolle tijden gemotiveerd en efficiënt. Beloon je een bepaald servicelevel zonder fouten en vertragingen met een bonus, dan gaan de prestaties omhoog én groeit de aandacht voor kwaliteit en tijdige verwerking. Precies wat je nodig hebt tijdens seizoenspieken.

10. Optimaliseer je verpakkingen met AI (doel voor de lange termijn)
Verpakkingsoptimalisatie met AI volledig invoeren lukt misschien niet meer voor de komende feestdagen, maar het is een waardevol doel voor de lange termijn. Met AI bepaal je per order de optimale verpakkingsgrootte. Dat kan je verzendkosten flink verlagen en maakt je verzending duurzamer.

Jeroen Leenders, medeoprichter van Salesupply: “De feestdagen brengen kansen én uitdagingen. Met de juiste voorbereiding zie je als webshop een groot deel van de feestdagenshoppers straks terug als klant.”

Vragen? Neem contact met ons op!